图书馆关于项目经费自购图书验收入库的流程（试行）

根据院办抄字[2017]42号“使用学科专业建设、科研项目等经费购置的图书文献，须经图书馆登记备案编号，由学校统筹”的要求，依据资产管理相关规定和方便一线教学科研人员的原则，图书馆现对项目经费自购图书登记备案的有关流程说明如下：

一．采购人可根据实际需要选择登记备案图书的去向。

1.单位留用、学习资料发放、存放学院资料室的图书须学院（部门）负责人签字确认，只需在图书馆登记备案，图书由学院（部门）负责保管，使用完后可将图书交给图书馆加工上架供读者借阅。

2.个人留用的图书由采购人根据教学科研需要决定留用时间，使用完后可将图书交给图书馆加工上架供读者借阅，若采购人办理离校手续则须将所有入库登记的图书归还图书馆。

二．图书登记备案办理途径

图书馆提供线上、线下两种途径办理图书登记备案手续，采购人可根据需要自行选择方便的途径办理，具体流程说明如下：

1．线上办理图书入库流程

（1）采购人可通过九江学院图书馆网站或微信公众号登录访问“自购图书入库系统”。如通过图书馆网站办理，登录图书馆主页，从“电子资源”栏目进入，在自建资源中找到“自购图书入库系统”工号登陆提交图书入库流程，此方式校内校外均可访问；通过微信公众号，打开“读者服务”栏选择“自购图书入库”提交图书入库流程，此途径只可使用校园网访问，用自有流量无法访问。

（2）采购人线上提交“自购图书入库流程”，经图书馆验收审批通过后自动生成“自购图书入库登记表”，可直接打印办理报销使用。

2．线下办理图书入库流程

（1）采购人在图书馆网站下载《自购图书入库登记表》，完整填写采购的图书信息。

（2）图书馆验收：

方法一：

采购人携带《自购图书入库登记表》（纸质一式两份和电子版）、全部图书实物，到图书馆采编部进行验收。采编人员核对《登记表》与图书实物信息无误后，在《自购图书入库登记表》签字盖章，将其中一份纸质登记表交采购人办理报销使用。然后对图书实物进行加工典藏。

方法二：

采购人报销前只提交《自购图书入库登记表》（纸质一式两份和电子版），不携带图书实物至图书馆，则图书馆只对所提交的图书书目数据进行登记备案。

个人留用的图书采购人在其中一份纸质《自购图书入库登记表》上注明“以上图书个人借用”并签字交图书馆留存；单位留用、学习资料发放、存放学院资料室的图书在其中一份纸质《自购图书入库登记表》上注明，并由学院（部门）负责人签字交图书馆留存。采编人员在另一份登记表上进行验收签字并盖章，交采购人办理报销使用。图书馆待采购人归还图书时再行加工典藏。

三．图书加工典藏：100册以内，图书馆在1-5个工作日完成，上架供读者借阅；100册以上的，根据图书数量适当增加加工时间。

四．加工典藏后的图书资料纳入图书馆馆藏管理，按照图书馆正常流通程序办理借阅，根据购书人需求图书馆可对这类图书资料采取优先预约、优先借阅、适当延长借阅期、增加借阅册数或调拨至学院资料室等方法，为教学科研提供服务保障。

咨询电话：图书馆采编部 8314441

办理地点：图书馆主馆208室

附件：《自购图书入库登记表》

图书馆

2021年11月3日

附：

自购图书入库登记表

（本表一式两份）

 经办人（签字）：                                   图书馆验收人（签字）：

经费项目审批人（签字）：                            图书馆盖章：

经费项目代码：                                       

 年    月    日                                   入库时间：    年   月   日